РАСПОРЯЖЕНИЕ мэра г. Иркутска от 19.01.2004 № 031-10-50/4
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АППАРАТА МЭРА АДМИНИСТРАЦИИ Г. ИРКУТСКА"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
Утратил силу в связи с изданием Распоряжения мэра г. Иркутска от 12.04.2006 № 031-10-455/6.
МЭР ГОРОДА ИРКУТСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 19 января 2004 г. № 031-10-50/4
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АППАРАТА МЭРА АДМИНИСТРАЦИИ Г. ИРКУТСКА
Во исполнение распоряжения мэра г. Иркутска от 13.08.2003 № 031-10-1163/3 "О внесении изменений в структуру и штатное расписание администрации г. Иркутска", в целях решения вопросов развития архивного дела в городе Иркутске, комплектования, учета, хранения и использования документов постоянного хранения и по личному составу ликвидированных муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений, для руководства и контроля деятельности ведомственных архивов муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений, руководствуясь ст. 6 Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ", ст.ст. 10, 42, 43, 51 Устава города Иркутска:
1. Утвердить Положение об архивном отделе аппарата мэра администрации Иркутска (приложение № 1).
2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата мэра администрации г. Иркутска Войцехович Е.Е.
В.В.ЯКУБОВСКИЙ
Приложение № 1
к распоряжению
мэра г. Иркутска
от 19 января 2004 года
№ 031-10-50/4
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АППАРАТА МЭРА
АДМИНИСТРАЦИИ Г. ИРКУТСКА
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Архивный отдел аппарата мэра администрации г. Иркутска (далее - Отдел) - структурное подразделение аппарата мэра администрации г. Иркутска, не наделенное правами юридического лица.
Отдел имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральным законодательством и законодательством Иркутской области, Уставом города Иркутска, нормативными актами органов городского самоуправления г. Иркутска, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Архивного управления администрации Иркутской области, Положением об аппарате мэра администрации г. Иркутска и настоящим Положением.
1.3. Структура и штат Отдела определяются и утверждаются мэром г. Иркутска.
2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
2.1. Отдел обеспечивает комплектование, учет, хранение и использование архивных документов постоянного хранения и документов по личному составу ликвидированных муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений; руководство и контроль деятельности архивов муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации).
Основными функциями Отдела являются:
2.1.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
2.1.1.2. Хранение и учет документов, принятых в Отдел.
2.1.1.3. Представление в установленном порядке учетных данных в Архивное управление администрации Иркутской области.
2.1.1.4. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов.
2.1.2. Отдел обеспечивает хранение:
2.1.2.1. Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного фонда Иркутской области, в т.ч. образовавшихся в результате деятельности органов городского самоуправления г. Иркутска, деятельности муниципальных организаций.
2.1.2.2. Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав архивного фонда Иркутской области, образовавшихся в процессе деятельности органов городского самоуправления г. Иркутска по реализации отдельных государственных полномочий, которыми они наделены в установленном законодательством порядке.
2.1.2.3. Архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда Иркутской области.
2.1.2.4. Документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных муниципальных организаций.
2.1.2.5. Печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела.
2.1.2.6. Учетных документов, архивных справочников и других материалов Отдела, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для г. Иркутска, в т.ч.:
2.2.1. Составление списков организаций - источников комплектования отдела, утверждаемых руководителем аппарата мэра администрации г. Иркутска и согласовываемых с Архивным управлением администрации Иркутской области.
2.2.2. Отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в Отдел.
2.2.3. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства в структурных подразделениях администрации г. Иркутска и муниципальных организациях - источниках комплектования Отдела, включая:
2.3.1. Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу, в структурных подразделениях администрации города и в муниципальных организациях.
2.3.2. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования.
2.3.3. Рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры и инструкций по делопроизводству муниципальных организаций - источников комплектования Отдела.
2.3.4. Рассмотрение и представление в Архивное управление администрации Иркутской области поступивших от муниципальных организаций описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу, которые подлежат приему в Отдел в установленном порядке.
2.3.5. Изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта.
2.3.6. Оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
2.3.7. Разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение структурных подразделений администрации г. Иркутска, муниципальных организаций, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
2.4.1. Информирование структурных подразделений администрации г. Иркутска, муниципальных организаций о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документальную информацию.
2.4.2. Организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам.
2.4.3. Исполнение запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов.
2.4.4. Рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
2.4.5. Создание и совершенствование автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных архивных документов Отдела, архивных справочников о составе и содержании документов.
3. ПРАВА ОТДЕЛА
Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Вносить на рассмотрение руководителя аппарата мэра и Архивного управления администрации Иркутской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве муниципальных организаций; готовить проекты постановлений и распоряжений мэра г. Иркутска по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
3.2. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.3. Проверять исполнение структурными подразделениями администрации г. Иркутска, муниципальными организациями требований федерального архивного законодательства и архивного законодательства Иркутской области.
3.4. Давать в пределах своей компетенции муниципальным организациям обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.5. Иметь представителя Отдела в составе ликвидационных комиссий муниципальных организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА
4.1. Отдел возглавляет начальник, который находится в непосредственном подчинении руководителя аппарата мэра администрации г. Иркутска.
Начальник Отдела назначается и освобождается от должности мэром г. Иркутска по представлению руководителя аппарата мэра администрации г. Иркутска.
4.2. При смене начальника Отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается руководителем аппарата мэра администрации г. Иркутска.
4.3. Начальник Отдела:
4.3.1. Осуществляет руководство Отделом и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций в соответствии с законодательством.
4.3.2. Организует работу Отдела в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе планов работы, утверждаемых руководителем аппарата мэра администрации г. Иркутска, с учетом рекомендаций Архивного управления администрации Иркутской области.
4.3.3. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в структурных подразделениях администрации города, в муниципальных организациях перед руководителем аппарата мэра и в установленном порядке - перед Архивным управлением администрации Иркутской области.
4.3.4. Представляет администрацию г. Иркутска по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.
4.3.5. Вносит на рассмотрение мэра г. Иркутска проекты постановлений, распоряжений мэра г. Иркутска по вопросам деятельности Отдела.
4.3.6. Обеспечивает в установленном законодательством порядке сроки исполнения письменных обращений, поступивших в Отдел.
4.4. Требования начальника Отдела, специалистов Отдела в пределах компетенции, установленной настоящим Положением, обязательны для исполнения должностными лицами, специалистами администрации города Иркутска и муниципальных организаций.
4.5. В случае упразднения Отдела архивные фонды и архивные документы передаются соответствующему структурному подразделению администрации г. Иркутска или соответствующей муниципальной организации или передаются на постоянное хранение в областное государственное учреждение "Государственный архив Иркутской области" в установленном порядке.
