Законодательство Иркутской области Ангарский р-н Балаганский р-н Бодайбинский р-н Братский р-н Жигаловский р-н Заларинский р-н Зиминский р-н Иркутская область Иркутский р-н Катангский р-н Качугский р-н Киренский р-н Мамско-Чуйский р-н Нижнеилимский р-н Нижнеудинский р-н Ольхонский р-н Саянск Слюдянский р-н Тайшетский р-н Тулунский р-н Усольский р-н Усть-Кутский р-н Черемховский р-н Чунский р-н Шелеховский р-н Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления "ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ" (Утверждена Постановлением Облизбиркома Иркутской области от 20.12.2000 № 36/274-2) Официальная публикация в СМИ: "Вестник Избирательной комиссии Иркутской области", 2000, № 12 Утверждена постановлением ИК Иркутской области от 20 декабря 2000 года № 36/274-2 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Избирательной комиссии Иркутской области 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Иркутской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", другими федеральными законами, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, постановлениями и нормативными актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, законом Иркутской области "Об Избирательной комиссии Иркутской области", другими законами Иркутской области. 1.2. Делопроизводство в Избирательной комиссии Иркутской области (далее - Избирательная комиссия) осуществляется, как правило, с использованием автоматизированной системы делопроизводства (допускается карточная или журнальная форма ведения делопроизводства). 1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов Избирательной комиссии и работников ее аппарата. 1.4. Ответственность за организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний Избирательной комиссии, оформление принятых постановлений и протоколов заседаний, методическое руководство организацией делопроизводства, обеспечение сохранности документов Избирательной комиссии и передачу их в архив, а также контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на секретаря Избирательной комиссии. 1.5. Председатель Избирательной комиссии может возложить на работника аппарата Избирательной комиссии ответственность за ведение делопроизводства, в части учета и прохождения документов. 1.6. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов, председатель (заместитель председателя, секретарь) Избирательной комиссии дает указание ответственному за делопроизводство передать неисполненные документы другому исполнителю. 2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ПРОХОЖДЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Избирательную комиссию корреспонденции производятся ответственным за ведение делопроизводства. 2.2. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в Избирательную комиссию документов путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. 2.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в Избирательной комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан. 2.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. 2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственный за делопроизводство в Избирательной комиссии составляет акт в трех экземплярах, один их которых посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам, а третий остается у ответственного за делопроизводство. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде". 2.6. Конверт от поступивших документов не уничтожается, если адрес отправителя, дату отправки и получения документов можно установить только по нему. 2.7. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 1, не прилагается). 2.8. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под расписку. 2.9. При регистрации поступившего документа вводятся следующие обязательные реквизиты регистрации: наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), справочные данные об организации (гражданине), наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и направлении документа в дело. Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения проставляется, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится. 2.10. Зарегистрированные документы докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) Избирательной комиссии. К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения. Документы, адресованные членам Избирательной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) Избирательной комиссии, после чего передаются исполнителям согласно резолюции. 2.11. Документы с резолюцией председателя (заместителя председателя, секретаря) Избирательной комиссии передаются ответственному за делопроизводство для внесения резолюций и передачи документов исполнителям, которые за них расписываются. 2.12. Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) Избирательной комиссии и передаются работнику, ответственному за ведение делопроизводства в Избирательной комиссии, для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Избирательной комиссии. 3. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Отправка из Избирательной комиссии писем, телеграмм и других документов, в том числе связанных с рассмотрением обращений граждан, производится ответственным за делопроизводство. 3.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес адресата. 3.3. Подписанные председателем Избирательной комиссии (заместителем председателя, секретарем) письма и телеграммы вместе с завизированными исполнителями копиями передаются для регистрации и отправки ответственному за делопроизводство. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. 3.4. В зависимости от характера и срочности доставки документы, как правило, отправляются адресату фельдсвязью, спецсвязью, почтой, по телеграфу, по электронной почте, по каналам факсимильной связи или нарочным. 3.5. Если телеграмма отправляется более чем в четыре адреса, исполнитель представляет ее оформленный подлинник, копию и два экземпляра списка рассылки, подписанные исполнителем, с указанием почтовых или телеграфных адресов. 3.6. Если письмо направляется более чем в четыре адреса, то исполнитель после регистрации письма тиражирует его в необходимом количестве, составляет список рассылки, визирует и передает его на отправку ответственному за делопроизводство. Если письмо или телеграмма направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр. 3.7. Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно"), обрабатываются незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется подписавшим его лицом. 3.8. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, также регистрируются. 3.9. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии. 4. РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 4.1. Письма и телеграммы граждан, в том числе и переадресованные в Избирательную комиссию из других организаций, регистрируются отдельно от других видов документов. 4.2. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера письма или телеграммы, даты и времени регистрации, ставится, как правило, в правом нижнем углу первого листа письма или телеграммы или на свободном от текста письма или телеграммы месте. Если письмо или телеграмма поступили от коллектива граждан, то к порядковому номеру добавляется буква "к", которая отделяется косой чертой. 4.3. Письма и телеграммы граждан после регистрации передаются председателю Избирательной комиссии (в его отсутствие - заместителю председателя, секретарю). 4.4. Письма и телеграммы с резолюцией председателя (заместителя председателя, секретаря) Избирательной комиссии передаются ответственному за делопроизводство для внесения резолюций. Исполнители расписываются в получении писем и телеграмм в регистрационной карточке (журнале). 4.5. Письма и телеграммы граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя (заместителя председателя, секретаря) Избирательной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. 4.6. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. 4.7. Исполненные письма граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии вместе с копией ответа, завизированной исполнителем. 5. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации. При оформлении ответных документов (писем) следует ссылаться на номер и дату документа (письма), на который дается ответ. Документы должны быть завизированы ответственными за исполнение документов и соисполнителями. Виза проставляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа. 5.2. Документы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение 2, не прилагается). 5.3. При подготовке и оформлении документов используется 29 реквизитов, установленных ГОСТом Р 6.30-97 (приложение 3, не прилагается). 5.4. При оформлении документов используются следующие основные реквизиты: 5.4.1. Реквизит "Адресат". Этот реквизит располагают в правом верхнем углу. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например: Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Правовое управление Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например: Государственный институт регионального законодательства администрации Иркутской области Директору Н.А.Власенко При адресовании документа должностному лицу или гражданину инициалы указываются перед фамилией. Например: П.П. Петрову ул. Лесная, дом 4, кв. 5, г. Иркутск, 664050 Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат". Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата. Например: Начальнику управления социальной защиты администрации Иркутской области В.А.Родионову Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Например: Всероссийский научно - исследовательский институт документоведения и архивного дела Б. Черкасский пер., д. 5, г. Москва, 100000 При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно. Например: Председателям окружных избирательных комиссий по выборам депутатов Законодательного собрания Иркутской области не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. 5.4.2. Реквизит "Заголовок к тексту". Этот реквизит составляется, как правило, ко всем документам, за исключением поручений, телеграмм и документов, оформленных на листе бумаги формата А5. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об организации...", "О состоянии...", "О приеме..."). Заголовок располагается на первом листе над текстом документа слева или по центру. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. 5.4.3. Реквизит "Резолюция". Этот реквизит пишется на отдельном листе, приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: Лапшиной Т.С. Прошу подготовить проект письма к 21.02.2001 Личная подпись 06.12.2000 Как правило, на документе ставится только одна резолюция. 5.4.4. Реквизит "". , как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Документ может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами. Например: 1. Раздел 1.2. Подраздел 1.2.3. Пункт Абзацы внутри пунктов не нумеруются. 5.4.5. Реквизит "Подпись". В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. Если документ оформляется на бланке Избирательной комиссии, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию. Например: Заместитель председателя подпись инициалы, фамилия Если документ оформляется не на бланке, то указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия. Например: Заместитель председателя Избирательной комиссии подпись инициалы, фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Председатель Избирательной комиссии подпись инициалы, фамилия Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например: Губернатор области Председатель Законодательного собрания подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей распределению обязанностей. Например: Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия Члены комиссии подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Исходящие письма направляются за подписью председателя Избирательной комиссии, заместителя председателя Избирательной комиссии, секретаря Избирательной комиссии. 5.4.6. Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например: Приложения: 1. Заявление Петрова В.В. на 3 л. в 1 экз. 2. Копии платежных документов на 4 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: письмо избирательной комиссии города Усоле - Сибирское от 15.05.2000 № 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз. В постановлениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например: "Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении I" Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению (распоряжению) приложение относится: Приложение к постановлению Избирательной комиссии Иркутской области от 29 января 2000 года № 13/99-2 Приложение к распоряжению председателя Избирательной комиссии Иркутской области от 26 октября 2000 года № 27 При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Например, Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами. 5.4.7. Реквизит "Отметка об исполнителе". Фамилия (или Ф.И.О.) исполнителя и номер его служебного телефона располагаются на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: Бокань или Бокань Алена Анатольевна 34-20-63 34-20-63 5.4.8. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Председатель Избирательной комиссии Иркутской области подпись инициалы, фамилия 25.01.2001 Если документ утверждается постановлением, решением, распоряжением, протоколом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО" без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. УТВЕРЖДЕНО постановлением Избирательной комиссии Иркутской области от 22 сентября 2000 года № 17/52-2 Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами) следует отделять от последующих строк 1,5 межстрочным интервалом. Остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. 5.4.9. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты. Например: СОГЛАСОВАНО Секретарь Избирательной комиссии Иркутской области подпись инициалы, фамилия 28 января 2001 года Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то "Гриф согласования документа" оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профкома от 26 октября 2000 года № 168 или: СОГЛАСОВАНО Письмо Государственного архива Иркутской области от 20 октября 2000 года № 5-10/49 "Гриф согласования документа" располагается ниже реквизита "Подпись". Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например: Председатель Контрольно - ревизионной службы Избирательной комиссии Иркутской области Подпись инициалы, фамилия 25.04.2000 При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Консультант по правовым вопросам личная подпись инициалы, фамилия 25.03.2000 Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на лицевой стороне последнего листа копии отправляемого документа (письма). 5.4.10. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания, утверждения или согласования. Форма написания дат может быть словесно - цифровой или цифровой. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 20 сентября 2000 года или 20.09.2000. 5.4.11. Реквизит "Отметка о заверении копии". При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения. Например: Верно ведущий специалист Избирательной комиссии Иркутской области подпись инициалы, фамилия 28.02.2000 На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью. 5.4.12. Реквизит "Печать". Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или касающихся расходования денежных средств и материальных ценностей. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. 5.4.13. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" должен включать краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись. 6. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ И ПО КАНАЛАМ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ 6.1. Порядок работы с электронной почтой определяется Инструкцией о порядке документооборота и информационного обмена с избирательными комиссиями субъектов Российской Федерации по электронной почте Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" (ГАС "Выборы"). 6.2. Прием документов, адресованных Избирательной комиссии (официальная почта) по электронной почте, осуществляется через официальный почтовый ящик избирательной комиссии, находящийся у системного администратора. 6.3. Документы, полученные по электронной почте, передаются ответственному за делопроизводство, который регистрирует их в установленном порядке. 6.4. Для передачи по электронной почте исходящего документа, подписанного председателем (заместителем председателя, секретарем) Избирательной комиссии, исполнитель представляет ответственному за делопроизводство отправляемое письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и список рассылки, завизированный исполнителем. Ответственный за делопроизводство регистрирует исходящий документ. 6.5. Зарегистрированное исходящее письмо вместе с машиночитаемой копией передается системному администратору для отправки. 6.6. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов. 6.7. Факсимильные аппараты, как правило, устанавливаются у председателя Избирательной комиссии и у ответственного за делопроизводство. 6.8. В случае передачи документов, подписанных председателем (заместителем председателя, секретарем) Избирательной комиссии, по каналам факсимильной связи они должны быть зарегистрированы у ответственного за делопроизводство. 6.9. Ответственный за делопроизводство передает документы по каналам факсимильной связи только по поручению председателя, (заместителя председателя, секретаря) Избирательной комиссии. Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы с грифами "Для служебного пользования" и "Не для печати". Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется адресату фельдъегерской связью. 6.10. Факсограммы, поступившие в Избирательную комиссию, регистрируются в установленном порядке. 6.11. При необходимости включения факсограмм в дело с них снимается ксерокопия, которая подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на обороте копии документа. 7. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И ВЫПУСК ДОКУМЕНТОВ, РАССМОТРЕННЫХ НА ЗАСЕДАНИЯХ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ. ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 7.1. Проект повестки дня заседания Избирательной комиссии готовит секретарь Избирательной комиссии. Проект повестки дня заседания Избирательной комиссии формируется на основании планов работы, поручений, содержащихся в постановлениях Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Избирательной комиссии в сроки, предусмотренные регламентом Избирательной комиссии, и после согласования с председателем Избирательной комиссии подписывается секретарем Избирательной комиссии. 7.2. Материалы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания, готовятся членами Избирательной комиссии с привлечением, в случае необходимости, специалистов. 7.3. Представляемые к рассмотрению на заседании Избирательной комиссии материалы должны включать проект постановления, указанные в тексте проекта приложения (обращение, заявление, разъяснение, инструкция, методическое письмо, список, перечень, план, отчет, цифровая таблица, справка, информация, таблицы поправок и пр.), а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все материалы должны быть озаглавлены. 7.4. Проекты документов, представляемые на рассмотрение Избирательной комиссии, визируются непосредственными исполнителями и членами Избирательной комиссии, отвечающими за подготовку данного вопроса. Проекты документов, содержащие вопросы финансового характера, визируются главным бухгалтером Избирательной комиссии. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта. 7.5. Исполнитель проекта документа визирует каждое приложение к проекту. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления, так и в приложениях к нему. Если в приложении содержатся вопросы финансового характера, оно должно быть завизировано главным бухгалтером. 7.6. К проекту документа приобщаются подлинники материалов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Избирательной комиссии. 7.7. После просмотра и внесения в материалы необходимых поправок секретарь Избирательной комиссии пишет на проектах представленных документов резолюцию "На заседание", расписывается и передает весь комплект материалов для тиражирования. 7.8. Ответственный за подготовку заседания Избирательной комиссии комплектует папки с материалами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания Избирательной комиссии, направляет их членам Избирательной комиссии, в том числе членам комиссии с правом совещательного голоса, в установленный регламентом Избирательной комиссии срок. 7.9. Накануне дня заседания исполнитель документа представляет секретарю Избирательной комиссии список приглашенных на заседание Избирательной комиссии. В списке приглашенных указываются фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, официальное название представляемого органа. 7.10. Перед началом заседания работник, ответственный за подготовку заседания, регистрирует по списку лиц, приглашенных на заседание. Данный список представляется председателю и секретарю Избирательной комиссии. 7.11. Материалы, рассмотренные на заседании Избирательной комиссии, должны быть при необходимости доработаны. Срок доработки документов определяется регламентом Избирательной комиссии. 7.12. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия Избирательной комиссией решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение и определяется срок исполнения. 7.13. Текст постановления в обязательном порядке печатается на бланке установленного образца. Документ, подлежащий подписанию, представляется на окончательное визирование лицам, с которыми ранее согласовывался проект. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа. 7.14. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению материалов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте. Каждое приложение визируется исполнителем, а также главным бухгалтером Избирательной комиссии, если в приложении содержатся вопросы финансового характера. 7.15. Если вопросы, содержащиеся в постановлении, касаются деятельности одной или нескольких организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование органа (организации), должность, фамилия, инициалы должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись. Лист согласования подписывается исполнителем, согласовавшим документ. 7.16. К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан. 7.17. Копии постановления Избирательной комиссии могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения на заседании вопроса послужило их обращение в Избирательную комиссию. 7.18. Список рассылки документа подписывается исполнителем и утверждается секретарем Избирательной комиссии. 7.19. Постановления Избирательной комиссии подписываются председателем и секретарем Избирательной комиссии. 7.20. Если на заседании Избирательной комиссии функции председателя Избирательной комиссии осуществлял заместитель председателя комиссии, а в его отсутствие - секретарь или один из членов Избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если функции секретаря Избирательной комиссии осуществлял один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи на протоколе и постановлении оформляются в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность Избирательной комиссии. 7.21. После подписания постановления Избирательной комиссии регистрируются и им присваиваются регистрационные номера, которые проставляются на документах и списках рассылки. Номер постановления состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой. 7.22. Нумерация осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Избирательной комиссии. 7.23. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает секретарь Избирательной комиссии. Документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждом экземпляре проставляется печать Избирательной комиссии. 7.24. Заседание Избирательной комиссии оформляется протоколом установленной формы. 7.25. Протоколы заседаний Избирательной комиссии оформляются в срок, установленный нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность Избирательной комиссии. 7.26. Текст протокола заседания Избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря и членов Избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, работников аппарата Избирательной комиссии, приглашенных на заседание. Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций и средств массовой информации, их фамилии и инициалы вносятся в прилагаемый к протоколу список. 7.27. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение Избирательной комиссии по каждому обсуждаемому вопросу, фиксируются результаты голосования. К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры постановлений. 7.28. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем Избирательной комиссии. 7.29. Протоколам заседаний, проведенных в период срока полномочий Избирательной комиссии одного состава, присваиваются порядковые номера, начиная с первого. 7.30. Протоколы заседаний Избирательной комиссии хранятся отдельно от других документов. 8. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ 8.1. Проекты распоряжений председателя Избирательной комиссии готовятся по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря) Избирательной комиссии. 8.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. 8.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок. 8.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков. 8.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения. 8.6. В последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом. 8.7. Проекты распоряжений председателя Избирательной комиссии печатаются на бланке установленной формы шрифтом № 14. 8.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка. 8.9. Каждое приложение к проекту распоряжения печатается отдельно. Размеры полей, шрифт и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжения. 8.10. Проект распоряжения председателя Избирательной комиссии должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект, и членом Избирательной комиссии, курирующим соответствующее направление работы. Если в распоряжении содержатся вопросы финансового характера, то необходима виза главного бухгалтера. 8.11. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения в нижней его части. 8.12. Распоряжения председателя Избирательной комиссии регистрируются и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел ответственным за делопроизводство. 8.13. Распоряжениям председателя Избирательной комиссии присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. 8.14. В распоряжениях по кадровым вопросам констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинается глаголами: "Назначить", "Перевести", "Уволить", "Премировать" и так далее. Каждый пункт распоряжения должен быть точно сформулирован в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации. 8.15. Подписанные распоряжения по кадровым вопросам оформляются и регистрируются ответственным за делопроизводство отдельно от распоряжений по общим вопросам. 8.16. Распоряжениям по кадровым вопросам присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года: распоряжениям о приеме, переводе, увольнении, поощрении помимо номера присваивается индекс "лс"; распоряжениям о командировании, о дисциплинарных взысканиях, учебных отпусках - индекс "к". 8.17. Распоряжение подписывает председатель Избирательной комиссии, а в его отсутствие - заместитель председателя или исполняющий обязанности председателя Избирательной комиссии. 9. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 9.1. Контролю за исполнением подлежат: постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; постановления Избирательной комиссии, распоряжения председателя Избирательной комиссии, планы мероприятий, входящие документы с учетом резолюций председателя (заместителя председателя, секретаря) Избирательной комиссии, исходящие письма, требующие ответа; письма и телеграммы граждан. 9.2. Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на секретаря Избирательной комиссии. 9.3. Распоряжения председателя Избирательной комиссии и планы мероприятий исполняются в сроки, указанные в документах. 9.4. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и исчисляются в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок. 9.5. В случае указания во входящем документе срока, к которому предполагается получить ответ, этот срок, если в резолюции не указан другой, как правило, должен соблюдаться. 9.6. Поручения с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок. 9.7. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем (заместителем председателя, секретарем) Избирательной комиссии. Продление срока исполнения должно быть оформлено не позднее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок. 9.8. На каждый контрольный документ оформляется контрольная карточка в двух экземплярах (приложение 14, не прилагается). Один экземпляр карточки находится у работника, ответственного за делопроизводство Избирательной комиссии, а другой вместе с документом направляется исполнителю. 9.9. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при этом на документе и в карточке делается отметка о снятии с контроля. Основаниями для снятия документа с контроля являются: письменное предложение на имя лица, давшего поручение об исполнении документа или отдельных его пунктов, о снятии поручения с контроля, подписанное исполнителями и согласованное с лицом, давшим поручение; постановление Избирательной комиссии, распоряжение председателя комиссии по результатам исполнения документа; ответ на поступивший документ, подписанный председателем (заместителем председателя, секретарем) Избирательной комиссии. Если об исполнении доложено устно, то отметка о результатах рассмотрения делается на самом документе и контрольной карточке. 9.10. Документ не является исполненным, если он пересылается для рассмотрения поставленных в нем вопросов в иные органы, организации и учреждения. В этом случае исполнитель ставит в регистрационной карточке отметку о продлении срока рассмотрения документа до получения ответа. Документ является исполненным, если он направлен в иные органы, организации и учреждения для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и для информирования автора о результатах. 9.11. Постановление Избирательной комиссии снимается с контроля по решению Избирательной комиссии на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в срок, указанный в документе. 9.12. Контроль за сроками исполнения документов, своевременное внесение в контрольную карточку текущей информации о ходе исполнения контролируемых документов и поручений осуществляется ответственным за делопроизводство в Избирательной комиссии. 9.13. Ответственный за делопроизводство в Избирательной комиссии ежемесячно представляет председателю (заместителю председателя, секретарю) Избирательной комиссии письменную информацию о ходе исполнения находящихся на контроле документов. 10. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 10.1. Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности Избирательной комиссии, изготавливаются по согласованию с председателем (заместителем председателя) Избирательной комиссии. 10.2. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Избирательной комиссии используются гербовые и другие печати. 10.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются мастичные штампы. 10.4. Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 года № 2050. Гербовая печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иными нормативными правовыми актами. 10.5. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 10.6. Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов (приложение 4, не прилагается). Печати и штампы выдаются работникам аппарата Избирательной комиссии, в чем они расписываются в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется гриф "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах. Ответственный за делопроизводство осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов. 10.7. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) Избирательной комиссии. 10.8. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются ответственному за делопроизводство, который их уничтожает, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка. 10.9. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников аппарата Избирательной комиссии, в пользовании которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных работников печати и штампы передаются ответственному за делопроизводство, о чем делается отметка в журнале учета печатей и штампов. 11. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 11.1. Бланк документа - это состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-97 для изготовления бланков могут быть использованы следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденным Указом Президента от 30 ноября 1993 года № 2050); эмблема (проставляется на бланках в соответствии с Законом Российской Федерации "О товарных знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров". Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен герб субъекта Российской Федерации); наименование Избирательной комиссии; справочные данные об Избирательной комиссии; наименование вида документа; текст документа - используется при применении унифицированных текстов документов (текстовых шаблонов). Используются также отметки для расположения реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; адресат; заголовок к тексту; отметка о контроле. 11.2. При разработке бланков документов используются реквизиты, установленные ГОСТом Р630.30-97 (приложение 5, не прилагается). 11.3. Для бланков должна применяться бумага формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). 11.4. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов. 11.5. На бланках документов левое поле должно быть не менее 35 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм. 11.6. Бланки документов должны изготавливаться типографским способом. Использование ксерокопий бланков не допускается. 11.7. В Избирательной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков: общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма); бланк письма; бланк постановления Избирательной комиссии; бланк протокола заседания Избирательной комиссии; бланк распоряжения председателя Избирательной комиссии. 11.8. Общий бланк может включать следующие реквизиты: эмблема Избирательной комиссии (в соответствии с нормативным правовым актом, регламентирующим деятельность Избирательной комиссии); наименование организации; место составления или издания документа; кроме этих реквизитов, на общем бланке допускается размещение ограничительных отметок для следующих реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту; отметка о контроле. 11.9. Бланк письма может включать следующие реквизиты: эмблема Избирательной комиссии; наименование Избирательной комиссии; справочные данные об организации (сведения о почтовом и телеграфном адресе, номера справочных телефонов, факсов, расчетных счетов в банке, адрес электронной почты). 11.10. Бланки могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка. 11.11. Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков. 12. СОСТАВЛЕНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 12.1. Делопроизводство в Избирательной комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения (приложение 6, не прилагается). Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Избирательной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки, а также другие учетные формы. Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов. 12.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается Избирательной комиссией по согласованию с Центральной избирательной комиссией Российской Федерации и Государственным архивом Иркутской области. При определении сроков хранения следует также руководствоваться постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, определяющими сроки хранения избирательной документации, и Примерной номенклатурой дел Избирательной комиссии, утвержденной Центральной избирательной комиссией Российской Федерации, постановлениями Избирательной комиссии Иркутской области, определяющими сроки хранения избирательной документации. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года. 12.3. Номенклатура дел Избирательной комиссии на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года. При составлении номенклатуры учитывается характер выборов, проводимых на территории Иркутской области в предстоящем году. 12.4. Номенклатура дел согласовывается с Государственным архивом Иркутской области, подписывается секретарем Избирательной комиссии, утверждается ее председателем и вводится в действие с 1 января следующего года. 12.5. В случае возникновения в течение текущего года новых дел они по согласованию с секретарем Избирательной комиссии дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел. 12.6. Резервные номера дел в номенклатуре дел Избирательной комиссии не предусматриваются. 13. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ 13.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции и списываются исполнителем в дело. При этом в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре дел и дата его списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. 13.2. Исполненные документы формируются в дела работником, ответственным за ведение делопроизводства Избирательной комиссии, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 13.3. При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело. Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела. 13.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно; подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от их копий; в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел; все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в дело помещается только один экземпляр документа. Черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр); в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела); каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей). 13.5. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении. 13.6. Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно - логическому принципу, допускается сочетание этих принципов. Нормативные и организационно - распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии. Протоколы заседаний Избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Избирательной комиссии, в том числе подлинные постановления Избирательной комиссии вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола. Распоряжения председателя Избирательной комиссии по кадровым вопросам вместе с относящимися к ним приложениями и материалами группируются в дело отдельно от других распоряжений. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Плановая и отчетная документация, независимо от даты ее составления, включается в дело того года, к которому она относится. В дело "Переписка" документы помещаются по дате их исполнения, при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета работников аппарата Избирательной комиссии формируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке. 13.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым. 13.8. Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены секретные документы или документы с грифом "Для служебного пользования", то все документы по данному вопросу формируются в дело с грифом "Секретно" или в дело с грифом "Для служебного пользования". 14. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 14.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения. 14.2. Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя Избирательной комиссии создается постоянно действующая Экспертная комиссия (далее - ЭК), в функции которой входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел Избирательной комиссии. 14.3. ЭК в своей работе руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, действующими нормативами, регламентирующими вопросы организации архивного хранения и использования документов. Положением о Центральной экспертной комиссии Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, положением об ЭК и Инструкцией. 14.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел. 14.5. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению. Акты о выделении к уничтожению дел и документов (приложение 7, не прилагается) рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается. 14.6. По результатам экспертизы ценности документов ответственный за ведение делопроизводства Избирательной комиссии ежегодно составляет описи на дела постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения (приложения 8, 9 - не прилагаются). Ответственный за ведение делопроизводства Избирательной комиссии составляет также акты о выделении к уничтожению дел и документов со сроками хранения до пяти лет. Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел и документов утверждаются председателем Избирательной комиссии. 14.7. При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности" составляется акт, который подписывается не менее чем двумя работниками аппарата Избирательной комиссии и утверждается председателем Избирательной комиссии. 14.8. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании надобности могут уничтожаться без составления акта. 14.9. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться или сжигаться. 14.10. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов. 15. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 15.1. Дела, подлежащие передаче на архивное хранение, должны быть оформлены соответствующим образом. Оформление дела включает в себя описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи, брошюрование. 15.2. Перед брошюрованием проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений. Документы брошюруются по четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дел к брошюрованию металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов изымаются. Документы брошюруются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции. 15.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного срока хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление заверительной надписи по образцу заверительного листа дела, составление внутренней описи документов дела, брошюрование. Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению. При этом при подшивке документов используется прямой или обратный порядок их расположения, листы не нумеруются, заверительные надписи не делаются, документы хранятся в папках (скоросшивателях) различного типа. Документы в делах временного (более 10 лет) срока хранения перекладываются по хронологии сверху вниз, нумеруются и подшиваются, внутренняя опись не составляется. 15.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 10, не прилагается). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов. На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения. Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений. 15.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных). При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части). Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами или тушью. 15.6. Листы нумеруются карандашом с черным графитом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый посередине, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно. 15.7. В делах постоянного срока хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу (приложение 11, не прилагается). Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами. 15.8. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы (приложение 12, не прилагается). Заверительный лист составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства Избирательной комиссии. В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов чертежей, фотографий, рисунков и так далее, ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь. В заверительных листах дел временного срока хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело. 16. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ 16.1. Дела с момента их заведения и до передачи в государственный архив хранятся в Избирательной комиссии. За сохранность документов и дел несет ответственность секретарь Избирательной комиссии. Дела находятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и хранятся, как правило, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел Избирательной комиссии, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. 16.2. Изъятие документов из дел постоянного и временного (10 лет и более) срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения председателя Избирательной комиссии, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника. 17. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ 17.1. Ответственным за ведение делопроизводства Избирательной комиссии перед сдачей на постоянное хранение в государственный архив на все завершенные и оформленные дела постоянного срока хранения составляются описи дел по установленной форме в двух экземплярах (приложение 13, не прилагается). 17.2. Описи дел составляются по отдельности на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. 17.3. Дела включаются в опись дел в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел Избирательной комиссии. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, на остальных делах (томах) пишется "То же", при этом другие реквизиты указываются полностью, а в описи дел на каждом новом листе заголовок этих дел воспроизводится полностью. 17.4. В описи дел графа "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее. 17.5. Передача дел осуществляется по описям дел, которые подписывают представители обеих сторон, участвующих в приеме - передаче дел. Один экземпляр описи хранится в избирательной комиссии, а другой - в государственном архиве. 17.6. При передаче дел в государственный архив на обоих экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, номера отсутствующих дел, инициалы и фамилии работников избирательной комиссии и государственного архива, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата. 17.7. Одновременно с документами в государственный архив передается и научно - справочный аппарат. 17.8. В подготовленном к сдаче в государственный архив деле постоянного срока хранения на последнем листе внутренней описи делается запись или проставляется штамп "В архив", который заверяется подписью секретаря Избирательной комиссии. 18. ФОРМИРОВАНИЕ, ВЕДЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 18.1. Личное дело состоит из следующих документов: копия постановления Законодательного собрания Иркутской области или Губернатора Иркутской области о назначении членом Избирательной комиссии; копия постановления Избирательной комиссии об избрании на должность председателя, заместителя председателя, секретаря Избирательной комиссии; копия распоряжения о приеме на работу на постоянной (штатной) основе членов Избирательной комиссии и работников аппарата Избирательной комиссии с росписью об ознакомлении, личные заявления о приеме на работу; сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность или поступлении на государственную службу по установленной форме; сведения, сообщенные членами Избирательной комиссии, работающими на постоянной (штатной) основе и работниками аппарата об изменениях в анкетных данных; копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются; сведения о доходах гражданина и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности (в том числе на праве общей собственности); справка о соблюдении ограничений, связанных с государственной службой; медицинское заключение о состоянии здоровья с указанием отсутствия противопоказаний для прохождения государственной службы; копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы; документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса); копии наградных документов, если таковые имеются; личное заявление о согласии на перемещение на другую должность, копия распоряжения о перемещении на другую должность с росписью об ознакомлении; копии распоряжений о присвоении работнику квалификационного разряда и установлении соответствующих надбавок к должностным окладам; копии распоряжений о поощрении работника, а также копии распоряжений о наложении на него дисциплинарного взыскания (последние хранятся в деле до снятия или отмены взыскания); отзыв о служебной деятельности государственного служащего, подлежащего аттестации, аттестационный лист государственного служащего субъекта. 18.2. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. При подготовке к сдаче дел в архив документы переформировываются: документ, имеющий самую позднюю дату, должен быть помещен в конец дела, а документ, имеющий самую раннюю дату, - в начало дела, первым. 18.3. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата, указанная в документе, извещающем о его смерти. В личное дело помещается копия распоряжения председателя Избирательной комиссии о прекращении государственной службы в связи со смертью. 18.4. Документы, включенные в личное дело, вкладываются в обложку установленной формы, страницы нумеруются в верхнем правом углу карандашом с черным графитом и брошюруются. В конце дела помещается заверительный лист. На документы личного дела составляется внутренняя опись, которая нумеруется римскими цифрами и помещается в начале дела. Личные дела лиц, освобожденных от работы в связи с прекращением ими государственной службы, хранятся в Избирательной комиссии в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в Государственный архив Иркутской области. На личные дела составляется опись в двух экземплярах в алфавитном порядке с указанием количества листов и крайних дат дела. В конце описи делается итоговая запись о количестве сданных в архив дел. Опись дел подписывается представителями обеих сторон, участвующих в приеме-передаче дел. Один экземпляр описи хранится в Избирательной комиссии, а другой - в Государственном архиве Иркутской области. При переходе государственного служащего на работу в другой государственный орган его личное дело передается по новому месту работы. ------------------------------------------------------------------ -------------------- + Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru