ПОСТАНОВЛЕНИЕ мэра Иркутского района от 11.10.2007 № 4573
"О СОСТОЯНИИ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВА В АДМИНИСТРАЦИИ ИРКУТСКОГО РАЙОНА"
Официальная публикация в СМИ:
"Ангарские огни", № 65, 26.10.2007
МЭР ИРКУТСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 октября 2007 г. № 4573
О СОСТОЯНИИ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВА
В АДМИНИСТРАЦИИ ИРКУТСКОГО РАЙОНА
В целях совершенствования организации делопроизводства, учета, хранения документов администрации Иркутского района, руководствуясь Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ст.ст. 24, 25 Устава районного муниципального образования, постановляю:
1. Принять к сведению информацию начальника архивного отдела администрации района В.М.Станевич (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений администрации района:
2.1. В срок до 24 декабря 2007 года организовать внедрение номенклатуры дел администрации района на 2008 год.
2.2. В срок до 01.01.2008 организовать передачу документов постоянного хранения с истекшим сроком хранения в архивный отдел района.
2.3. В срок до 1 мая 2008 года организовать научно-техническую обработку документов постоянного хранения, по личному составу за 2006 год.
2.4. В срок до 1 июня 2008 года представить в архивный отдел описи обработанных дел.
2.5. При смене руководителя структурного подразделения передачу документов всех сроков хранения производить по актам передачи.
2.6. В течение 2008 года проводить анализ действующей номенклатуры дел, при необходимости вносить изменения, дополнения.
3. Руководителям структурных подразделений: Управления образования (Г.Ф.Кудрявцева), Комитета по управлению муниципальным имуществом района (Н.В.Якухина):
3.1. В срок до 1 мая 2008 года завершить обработку дел постоянного хранения, по личному составу.
4. Начальнику Организационно-технического управления (Н.П.Марченко) в срок до 01.01.2008:
4.1. Назначить ответственного за делопроизводство и архив администрации района.
4.2. Утвердить номенклатуру дел администрации района на 2008 год.
4.3. Провести семинар по делопроизводству и архивному делу.
4.4. Разработать положение об архиве администрации района.
4.5. Провести сверку наличия документов в имеющемся ведомственном архиве администрации района.
4.6. Осуществить передачу дел с истекшим сроком хранения в архивный отдел администрации района.
4.7. Решить вопрос о выделении помещения для ведомственного архива администрации района.
5. Начальнику архивного отдела администрации района (В.М.Станевич) осуществлять контроль, методическую помощь по всем вопросам архивного дела.
6. Контроль за исполнением постановления возложить на управляющего делами администрации района Ф.Ю.Яна.
Мэр района
И.В.НАУМОВ
Приложение
к постановлению
мэра Иркутского района
от 11 октября 2007 года
№ 4573
ИНФОРМАЦИЯ
О СОСТОЯНИИ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВА
В АДМИНИСТРАЦИИ ИРКУТСКОГО РАЙОНА
В настоящее время в администрации Иркутского районного муниципального образования утверждена инструкция по делопроизводству, создана экспертная комиссия (ЭК), назначены ответственные за делопроизводство и архив в структурных подразделениях администрации, разработано положение об ЭК, проводится работа по составлению и утверждению номенклатуры дел администрации района на 2008 год.
Документы постоянного хранения и по личному составу в администрации обработаны и учтены по 2005 год включительно с утверждением описей на ЭПК Архивного агентства Иркутской области в III квартале 2007 года.
Необходимо отметить, что документы постоянного хранения и по личному составу администрации формируются и хранятся в структурных подразделениях, в т.ч. и учтенные, в деревянных шкафах, реже - в металлических шкафах (к примеру, в отделе кадров).
На 01.01.2007 в администрации района числится учтенных - 464 дела постоянного хранения за 1996 - 2005 годы, включенные в архивный фонд Иркутской области, из них 140 за 1996 - 2001 годы хранятся сверх установленного срока.
На ведомственном хранении в администрации района числится 633 учтенных дела по личному составу за 1961 - 2005 годы.
Все вышеуказанные 1097 дел хранятся в структурных подразделениях, а также в подвальном помещении в здании администрации (ул. Рабочего Штаба, 17).
Из предварительного анализа работы канцелярии администрации следует, что за 9 месяцев 2007 года зарегистрировано более 11 тысяч заявлений граждан, 4454 постановления и 450 распоряжений мэра района, в связи с чем можно прогнозировать годовое отложение документов постоянного хранения и по личному составу в администрации только за 2007 год более 300 дел.
Ведомственный архив администрации района (площадь - 20 кв.м.) располагается в подвальном помещении здания администрации (ул. Рабочего Штаба, 17). В архиве установлены металлические стеллажи, а также деревянные шкафы, на которых расположены документы разных сроков хранения (учтенные, неучтенные) нескольких структурных подразделений администрации (бухгалтерии, Финансового управления, Комитета по управлению муниципальным имуществом и др.). Документы расположены в несистематизированном виде, подвержены порче, возможно утрате.
Помещение ведомственного архива не отвечает необходимым требованиям и правилам хранения документов, не соблюдаются температурно-влажностный режим, противопожарные требования, доступ в архив не ограничен положением об архиве.
Все вышеперечисленное затрудняет решение вопросов учета, обеспечения сохранности и использования документов.
Считаем необходимым проведение сверки наличия документов ведомственного архива администрации.
Согласно Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации", в целях улучшения состояния обработки, учета, хранения документов в администрации Иркутского района необходимо:
1. Назначить ответственного за делопроизводство и архив в администрации района.
2. Разработать положение об архиве администрации.
3. Утвердить номенклатуру дел администрации на 2008 год.
4. Внедрить номенклатуру дел на 2008 год.
5. Провести учебу в администрации по вопросам делопроизводства и архива.
6. Контролировать ежегодное уточнение номенклатуры дел.
7. Организовать работу по ежегодной плановой обработке документов постоянного хранения и по личному составу согласно номенклатуре дел, передаче их после утверждения описей в ведомственный архив по актам.
8. Ввести в практику при смене руководителей производить передачу документов по актам.
9. Решить вопрос с выделением помещения для ведомственного архива в администрации района.
10. Провести сверку наличия учтенных документов всех сроков хранения.
Начальник архивного отдела
администрации Иркутского района
В.М.СТАНЕВИЧ
