Законодательство Иркутской области Ангарский р-н Балаганский р-н Бодайбинский р-н Братский р-н Жигаловский р-н Заларинский р-н Зиминский р-н Иркутская область Иркутский р-н Катангский р-н Качугский р-н Киренский р-н Мамско-Чуйский р-н Нижнеилимский р-н Нижнеудинский р-н Ольхонский р-н Саянск Слюдянский р-н Тайшетский р-н Тулунский р-н Усольский р-н Усть-Кутский р-н Черемховский р-н Чунский р-н Шелеховский р-н Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления ПОСТАНОВЛЕНИЕ Облизбиркома Иркутской области от 05.07.2007 № 116/1620 "О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ" Официальная публикация в СМИ: "Вестник Избирательной комиссии Иркутской области", № 8, 2007 ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 5 июля 2007 г. № 116/1620 О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ В соответствии с подпунктом "ж" пункта 10 статьи 23 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", подпунктом "и" пункта 1 статьи 9 Закона Иркутской области "Об Избирательной комиссии Иркутской области" Избирательная комиссия Иркутской области постановляет: 1. Одобрить примерную инструкцию по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии Иркутской области (прилагается). 2. Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии Иркутской области для использования в работе. 3. Опубликовать настоящее постановление в журнале "Вестник Избирательной комиссии Иркутской области". Председатель комиссии В.В.ИГНАТЕНКО Секретарь комиссии Л.И.ШАВЕНКОВА Приложение к постановлению Избирательной комиссии Иркутской области от 5 июля 2007 года № 116/1620 ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в __________________________ (наименование комиссии) территориальной избирательной комиссии 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в ___________________ территориальной избирательной комиссии Иркутской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральными законами "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации" и другими федеральными законами, постановлениями и нормативными актами Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, Законом Иркутской области "О территориальных избирательных комиссиях Иркутской области", другими законами Иркутской области. 1.2. Делопроизводство в ______________________ территориальной избирательной комиссии (далее - Комиссия) осуществляется, как правило, с использованием автоматизированной системы делопроизводства (допускается карточная или журнальная форма ведения делопроизводства). 1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов и работников аппарата Комиссии. 1.4. Ответственность за организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний Комиссии, оформление принятых решений и протоколов заседаний, методическое руководство организацией делопроизводства, обеспечение сохранности документов Комиссии и передачу их в архив, а также контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на председателя Комиссии. 1.5. В избирательной комиссии со статусом юридического лица председатель Комиссии может определить работника аппарата Комиссии, ответственного за ведение делопроизводства, в части учета и прохождения документов. 1.6. В настоящей Инструкции используются следующие термины: бланк документа - лист бумаги с постоянными реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа; внутренний документ - документ, подготовленный в Комиссии, не выходящий за пределы Комиссии; входящий документ - документ, поступивший в Комиссию; дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку, или один такой документ; делопроизводство, документационное обеспечение - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами в Комиссии; докладная записка - документ, адресованный председателю Комиссии, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя; документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать; документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам; документооборот - движение документов в Комиссии с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных избирательных прав и права на участие в референдуме либо избирательных прав и права на участие в референдуме других лиц; заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; заявление - просьба гражданина о содействии в реализации избирательных прав и права на участие в референдуме либо избирательных прав и права на участие в референдуме других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов о выборах и референдумах, недостатках в работе Комиссии, либо критика деятельности Комиссии и ее должностных лиц; индивидуальный срок исполнения - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией; информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, представленные в любой форме; исполнитель - лицо, готовящее документ и ответы на входящие документы; исходящий документ - официальный документ, отправляемый из Комиссии за подписью председателя Комиссии; контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов; координатор исполнения - должностное лицо, указанное в резолюции председателя Комиссии первым и координирующее работу по исполнению документа; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть и не имеющий юридической силы; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания; обращение гражданина - направленные в Комиссию письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Комиссию; организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в деятельности Комиссии; ответственный за исполнение - работник, указанный в резолюции председателя; официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке; письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами; повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу или в связи с тем, что заявитель не был удовлетворен ответом, данным на первое обращение; подлинник документа (оригинал) - первый или единственный экземпляр официального документа, обладающий юридической силой; поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение тех или иных заданий; предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов о выборах и референдумах, деятельности Комиссии; регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; резолюция (документа) - реквизит, состоящий из надписи на документе или отдельном листе, приложенном к документу, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение; срок исполнения документа - срок, установленный нормативным, правовым или иным актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией; типовой срок исполнения - срок исполнения, установленный нормативно-правовым актом; формирование дела - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела; учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов. 2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ПРОХОЖДЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Комиссию корреспонденции производятся ответственным за ведение делопроизводства. 2.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в Комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан. 2.3. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. 2.4. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственный за делопроизводство в Комиссии составляет акт в двух экземплярах, один их которых посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде". 2.5. Конверт от поступивших документов не уничтожается, если адрес отправителя, дату отправки и получения документов можно установить только по нему. 2.6. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение № 1). 2.7. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу (приложение № 2) и передаются адресатам в закрытом виде под расписку. 2.8. Прием адресованных руководителям Комиссии документов по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через почтовый ящик, который является официальным почтовым ящиком Комиссии. 2.9. Прием адресованных руководителям Комиссии факсограмм, поступающих на официальный номер факсимильного аппарата, осуществляет ответственный за делопроизводство. Факсограммы, поступающие как необходимая для работы оперативная информация, не регистрируются. 2.10. При регистрации поступившего документа вводятся следующие обязательные реквизиты регистрации: наименование организации (фамилия, имя, отчество гражданина), справочные данные об организации (гражданине), наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении и направлении документа в дело. Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты регистрации, а также количество листов основного документа и количество листов приложения проставляется, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится. 2.11. Зарегистрированные документы докладываются председателю Комиссии. К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения. Документы, адресованные членам Комиссии, работнику аппарата комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю Комиссии, после чего передаются исполнителям согласно резолюции. 2.12. Документы с резолюцией председателя Комиссии передаются ответственному за делопроизводство для внесения резолюций и передачи документов исполнителям, которые за них расписываются. 2.13. Документы, поступившие непосредственно работнику аппарата Комиссии, адресованные председателю Комиссии, подлежат обязательной регистрации. 2.14. Исполненные документы с визой исполнителя передаются работнику, ответственному за ведение делопроизводства в Комиссии, для помещения в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Комиссии. 3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Документы должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации. 3.2. Документы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 3). 3.3. При подготовке и оформлении документов члены и работники аппарата Комиссии должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже. 3.3.1. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события. Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: 07.11.2006. Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, проставления отметок об исполнении и т.п. Словесно-цифровой способ используется при датировании нормативных и распорядительных документов, финансовых документов, справок, а также в их текстах. Например: 7 ноября 2007 года. 3.3.2. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только при оформлении писем, включается в бланк, дополняется проставлением даты и индекса того документа, на который дается ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма. 3.3.3. Реквизит "Адресат". Этот реквизит располагают в правом верхнем углу. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например: Аппарат Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации Правовое управление Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией. Например: Институт законодательства и правовой информации Иркутской области Директору И.А.Иванову При адресовании документа должностному лицу или гражданину инициалы указываются перед фамилией. Например: П.П.Петрову ул. Лесная, д. 4, кв. 5, г. Иркутск, 664050 Допускается выравнивать по центру каждую строку реквизита "Адресат". Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата. Например: Начальнику Департамента социальной защиты администрации Иркутской области В.А.Кузнецову Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Б.Черкасский пер., д. 5, г. Москва, 100000 На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям, адрес не указывается. Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно. Например: Председателям окружных избирательных комиссий по выборам депутатов Законодательного собрания Иркутской области не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывает исполнитель. 3.3.4. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Председатель _________________________ территориальной избирательной комиссии подпись инициалы, фамилия 25.01.2007 Если документ утверждается решением, распоряжением, протоколом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО" без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. УТВЕРЖДЕНО решением ___________________ территориальной избирательной комиссии от 22 сентября 2006 года № 17/52 Реквизит "Гриф утверждения документа" располагается в правом верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Все строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Гриф утверждения документа" относительно самой длинной строки. 3.3.5. Реквизит "Резолюция". Этот реквизит пишется на отдельном листе, приложенном к документу, или на документе. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: Иванову И.И. Прошу подготовить проект письма к 21.02.2001 подпись 06.02.2000 3.3.6. Реквизит "Заголовок к тексту". Этот реквизит составляется, как правило, ко всем документам, за исключением поручений, телеграмм и документов, оформленных на листе бумаги формата А5. Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об организации...", "О состоянии...", "О приеме..."). Заголовок располагается на первом листе над текстом документа слева или по центру. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. 3.3.7. Реквизит "". , как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Документ может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы и пункты, которые пишутся арабскими цифрами. Например: 1. Раздел 1.2. Подраздел 1.2.3. Пункт Абзацы внутри пунктов не нумеруются. В письмах используются следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("территориальная избирательная комиссия считает возможным"). 3.3.8. Реквизит "Отметка о наличии приложений". Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью. Если в документе имеются приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если в документе имеются приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например: Приложения: 1. Заявление В.В. Петрова на 3 л. в 1 экз. 2. Копии платежных документов на 4 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: на 6 л. в 2 экз. в первый адрес. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: письмо Усольской районной территориальной избирательной комиссии от 15.05.2000 № 01-20/435 и приложение к нему, всего на 8 л. в 1 экз. В решениях и распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например: "Разработать и представить проект плана по форме, указанной в приложении № 1". Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому решению (распоряжению) приложение относится: Приложение к решению ___________________________ территориальной избирательной комиссии от 29 января 2000 года № 13/99 Приложение к распоряжению председателя ______________________________________ территориальной избирательной комиссии от 26 октября 2000 года № 27-р При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Например: Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д. Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами, а также центрировать относительно самой длинной строки. 3.3.9. Реквизит "Подпись". В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка. Не допускается ставить предлог "за", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. Если документ оформляется на бланке Комиссии, то реквизит "Подпись" включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, инициалы и фамилию. Например: Заместитель председателя комиссии подпись инициалы, фамилия Если документ оформляется не на бланке, то указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия. Например: Заместитель председателя ____________________________ территориальной избирательной комиссии подпись инициалы, фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия Главный бухгалтер подпись инициалы, фамилия При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. Например: Губернатор области Председатель Законодательного собрания области подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей алфавиту. Например: Председатель комиссии подпись инициалы, фамилия Члены комиссии подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Исходящие письма направляются за подписью председателя Избирательной комиссии. Если документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, вместо подписи под текстом документа, как правило, указывается подпись, расшифровка подписи и должность исполнителя, подготовившего справку или информацию. 3.3.10. Реквизит "Гриф согласования документа" состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек и прописными буквами), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты. Например: СОГЛАСОВАНО Секретарь _______________________ территориальной избирательной комиссии подпись инициалы, фамилия 28.01.2001 Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то гриф согласования документа оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания комиссии от 26.10.2000 № 168 или: СОГЛАСОВАНО Письмо Государственного архива Иркутской области от 20.10.2000 № 5-10/49 Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись". Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Например: Председатель контрольно-ревизионной службы Избирательной комиссии Иркутской области подпись инициалы, фамилия 25.04.2000 При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Консультант по правовым вопросам подпись инициалы, фамилия 25.03.2000 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на лицевой стороне последнего листа копии отправляемого документа (письма). 3.3.11. Реквизит "Печать". Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или касающихся расходования денежных средств и материальных ценностей. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. 3.3.12. Реквизит "Отметка об исполнителе". Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона, которые располагаются на лицевой стороне листа или при отсутствии места - на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: А.А.Петров (3952) 34-20-63 3.3.13. Реквизит "Отметка о заверении копии". При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения. Например: Верно ведущий специалист _____________________________________ территориальной избирательной комиссии подпись инициалы, фамилия 28.02.2000 На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью. 3.3.14. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" должен включать краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя. 4. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Отправка из Комиссии писем, телеграмм и других документов, в том числе связанных с рассмотрением обращений граждан, производится ответственным за делопроизводство. Документы, переданные для отправки до 17 часов, оформляются и отправляются в тот же день, остальные - на следующий день. 4.2. При отправлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес получателя. 4.3. Подписанные председателем Комиссии письма и телеграммы передаются для регистрации и отправки ответственному за делопроизводство. Письма, содержащие вопросы финансового характера, должны быть подписаны главным бухгалтером Комиссии. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, исполнитель обязан приобщить подлинник входящего документа к копии отправляемого письма. Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле. 4.4. В зависимости от характера и срочности доставки документы, как правило, отправляются адресату спецсвязью, почтой, по телеграфу, по электронной почте, по каналам факсимильной связи или нарочным. 4.5. Исходящие документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно"), обрабатываются незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется подписавшим его лицом. 4.6. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, также регистрируются. Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы с грифами "Для служебного пользования" и "Не для печати". Подлинник документа, переданного по каналам факсимильной связи, направляется адресату спецсвязью или почтой. 4.7. Отправка исходящих документов по электронной почте ГАС "Выборы" осуществляется через почтовый ящик, находящийся у системного администратора. 4.8. Для передачи по электронной почте исходящего документа, подписанного председателем Комиссии, исполнитель представляет ответственному за делопроизводство отправляемое письмо на бумажном носителе вместе с машиночитаемой копией и список рассылки, завизированный исполнителем. 4.9. Неправильно оформленные исходящие документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям. 4.10. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии. 5. РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 5.1. Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в Комиссии, в том числе и переадресованные в Избирательную комиссию из других организаций, регистрируются отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов, референдумов, регистрируются в день поступления в Комиссию. 5.2. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверты обязательно сохраняются, так как штамп почтового отделения является доказательством даты получения обращения, а адрес автора обращения часто бывает написан лишь на конверте. При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, ставится отметка "Повторно". Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения, даты и времени регистрации, ставится, как правило, в правом нижнем углу первого листа обращения или на свободном от текста обращения месте. Если обращение поступило от коллектива граждан, то к порядковому номеру добавляется буква "к", которая отделяется косой чертой. 5.3. Обращения граждан после регистрации передаются председателю Комиссии (в его отсутствие - заместителю председателя, секретарю). 5.4. Обращения с резолюцией председателя Комиссии (в его отсутствие - заместителя председателя, секретаря Комиссии) передаются ответственному за делопроизводство для внесения резолюций. Исполнители расписываются в получении обращения в регистрационном журнале (приложение № 4). 5.5. Обращения граждан рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя Комиссии (в его отсутствие - заместителя председателя, секретаря Комиссии) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. 5.6. Если письменное обращение гражданина содержит вопросы, не относящиеся к компетенции Комиссии, то оно по поручению председателя Комиссии в течение пяти дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости - в Комиссию. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение пяти дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам. 5.7. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации". 5.8. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 5.7 настоящей Инструкции, невозможно направить жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде. 5.9. Письменные обращения, поступившие в Комиссию, рассматриваются не позднее чем через 30 дней со дня регистрации обращения. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу председатель Комиссии вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней. Для этого исполнитель должен направить докладную записку на имя председателя Комиссии с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. 5.10. В период избирательной кампании, кампании референдума Комиссия обязана в пределах своей компетенции рассматривать поступившие к ней обращения о нарушении законодательства о выборах и референдумах, проводить проверки по этим обращениям и давать лицам, направившим обращения, письменные ответы в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а по обращениям, поступившим в день голосования или в день, следующий за днем голосования, - немедленно. Если факты, содержащиеся в обращениях, требуют дополнительной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок. 5.11. Ответ на обращения, в которых не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается "В дело" председателем Комиссии. В случае, если в письменном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. 5.12. Письменные обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом. При достаточных основаниях обращение направляется в соответствующий государственный орган. 5.13. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения. 5.14. В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление. 5.15. Все письменные обращения граждан ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. 5.16. Исполненные письма граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии вместе с копией ответа, завизированной исполнителем. 6. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И ВЫПУСК ДОКУМЕНТОВ, РАССМОТРЕННЫХ НА ЗАСЕДАНИИ КОМИССИИ. ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ КОМИССИИ 6.1. Проект повестки дня заседания Комиссии готовит председатель Комиссии. Проект повестки дня заседания Комиссии формируется на основании планов работы, поручений, содержащихся в постановлениях Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Избирательной комиссии Иркутской области, решениях Комиссии, в сроки, предусмотренные Регламентом Комиссии, подписывается председателем Комиссии. Члены Комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планом, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов. 6.2. Материалы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания, готовятся членами Комиссии с привлечением в случае необходимости специалистов. 6.3. Представляемые к рассмотрению на заседании Комиссии материалы должны включать проект решения, указанные в тексте проекта приложения (обращение, заявление, разъяснение, инструкция, методическое письмо, список, перечень, план, отчет, цифровая таблица, справка, информация, таблицы поправок и пр.), а при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу. Все материалы должны быть озаглавлены. 6.4. Проекты документов, представляемые на рассмотрение заседания Комиссии, визируются непосредственными исполнителями. Проекты документов, содержащие вопросы финансового характера, визируются главным бухгалтером Комиссии. Визы проставляются на обратной стороне последнего листа проекта. В случае, если вопросы, содержащиеся в проекте решения, касаются деятельности одной или нескольких организаций, лист согласования подписывается должностным лицом соответствующей организации. 6.5. Исполнитель проекта документа визирует каждое приложение к проекту. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему. Если в приложении содержатся вопросы финансового характера, оно должно быть завизировано главным бухгалтером. 6.6. К проекту документа приобщаются подлинники материалов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии. 6.7. После просмотра и внесения в материалы необходимых поправок председатель Комиссии пишет на проектах представленных документов резолюцию "На заседание", расписывается и передает весь комплект материалов для тиражирования. 6.8. Председатель Комиссии комплектует папки с материалами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания Комиссии, представляет их для ознакомления членам Комиссии, в том числе членам Комиссии с правом совещательного голоса, в установленный Регламентом Комиссии срок. 6.9. Накануне дня заседания исполнитель документа представляет председателю Комиссии список приглашенных на заседание Комиссии. В списке приглашенных указываются фамилии, имена, отчества приглашенных, их должности, название представляемого органа. 6.10. Перед началом заседания секретарь регистрирует по списку лиц, приглашенных на заседание. Данный список представляется председателю Комиссии. 6.11. Материалы, рассмотренные на заседании Комиссии, должны быть при необходимости доработаны. Срок доработки документов определяется Регламентом Комиссии. 6.12. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения. В случае принятия Комиссией решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются ответственные за исполнение и определяется срок исполнения. 6.13. К оформленному для подписания решению исполнитель прилагает список должностных лиц и организаций, которым этот документ должен быть разослан. Список рассылки документа подписывается председателем Комиссии. 6.14. Копии решения Комиссии могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения на заседании вопроса послужило их обращение в Комиссию. 6.15. Решения Комиссии подписываются председателем и секретарем Комиссии. 6.16. Если на заседании Комиссии функции председателя Комиссии осуществлял заместитель председателя Комиссии, а в его отсутствие - секретарь или один из членов Комиссии с правом решающего голоса, а также если функции секретаря Комиссии осуществлял один из членов Комиссии с правом решающего голоса, то подписи на протоколе и решении оформляются в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность Комиссии. 6.17. После подписания решения Комиссии регистрируются и им присваиваются регистрационные номера, которые проставляются на документах и списках рассылки. Номер решения состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой. 6.18. Нумерация осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии. 6.19. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель Комиссии. Документы тиражируются в соответствии со списком рассылки, на каждом экземпляре проставляется печать Комиссии "Для документов". 6.20. Заседание Комиссии оформляется протоколом установленной формы. 6.21. Протоколы заседаний Комиссии оформляются в срок, установленный нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность Комиссии. 6.22. Текст протокола заседания Комиссии состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются должность, фамилия и инициалы председателя (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря и членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, работников Комиссии, приглашенных на заседание. Если на заседание приглашено много представителей сторонних организаций и средств массовой информации, их фамилии и инициалы вносятся в прилагаемый к протоколу список. 6.23. В основной части протокола перечисляются вопросы повестки дня, инициалы и фамилии лиц, выступивших при их обсуждении, констатируется решение Комиссии по каждому обсуждаемому вопросу, фиксируются результаты голосования. К протоколу заседания прилагаются подлинные экземпляры решений. 6.24. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании и секретарем Комиссии. 6.25. Протоколам заседаний, проведенных в период срока полномочий Комиссии одного состава, присваиваются порядковые номера, начиная с первого. 6.26. Протоколы заседаний Комиссии и прилагаемых к ним решений Комиссии хранятся отдельно от других документов. 7. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ КОМИССИИ 7.1. Проекты распоряжений председателя Комиссии готовятся по поручению председателя Комиссии. 7.2. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей, должен иметь заголовок. 7.3. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок. 7.4. В распорядительной части указываются конкретные действия, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков. 7.5. Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения. 7.6. В последнем пункте распорядительной части может указываться должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения в целом. 7.7. Проекты распоряжений председателя Комиссии печатаются на бланке установленной формы. 7.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка. 7.9. Каждое приложение к проекту распоряжения печатается отдельно. Размеры полей, шрифта и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текста распоряжения. 7.10. Проект распоряжения председателя Комиссии должен быть завизирован исполнителями, подготовившими проект. Если в распоряжении содержатся вопросы финансового характера, то необходима виза главного бухгалтера. 7.11. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта распоряжения. 7.12. Распоряжение подписывает председатель Комиссии, а в его отсутствие - исполняющий обязанности председателя Комиссии. 7.13. Распоряжениям председателя Комиссии присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года согласно номенклатуре дел Комиссии. При этом к регистрационному номеру через дефис добавляется индекс "р" - для распоряжений по основной деятельности, индекс "л" - по личному составу, "к" - по кадровым вопросам (временного срока хранения до 10 лет). 7.14. В распоряжениях по кадровым вопросам констатирующая часть может отсутствовать, а распорядительная часть начинается глаголами: "Назначить", "Перевести", "Уволить", "Премировать" и так далее. Каждый пункт распоряжения должен быть точно сформулирован в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и Федеральным законом о государственной гражданской службе Российской Федерации. 7.15. Подписанные распоряжения регистрируются ответственным за регистрацию распоряжений соответственно номенклатуре дел Комиссии отдельно от другой документации. 8. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ 8.1. Контролю исполнения подлежат: постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; постановления Избирательной комиссии Иркутской области, решения Комиссии, распоряжения председателя Комиссии, планы мероприятий, входящие документы с учетом резолюций председателя Комиссии, исходящие письма, требующие ответа; письма и телеграммы граждан. 8.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 8.1, по существу затронутых в них вопросов осуществляют председатель, заместитель председателя, секретарь Комиссии, на которых соответствующим документом возложен контроль за его исполнением. 8.3. Распоряжения председателя Комиссии и планы мероприятий исполняются в сроки, указанные в документах. 8.4. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и исчисляются в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок. 8.5. В случае указания во входящем документе срока, к которому предполагается получить ответ, этот срок, если в резолюции не указан другой, как правило, должен соблюдаться. 8.6. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях и протоколах заседаний Комиссии, распоряжениях председателя Комиссии, письменных или устных поручений председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии, данных на оперативных совещаниях, определяются этими документами. 8.7. Поручения с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок. 8.8. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем Комиссии. Продление срока исполнения должно быть оформлено не позднее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок. 8.9. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу. Снять документ с контроля может только председатель Комиссии, при этом делается отметка о снятии с контроля в журнале учета входящих документов. Основаниями для снятия документа с контроля являются: письменное предложение на имя лица, давшего поручение об исполнении документа или отдельных его пунктов, о снятии поручения с контроля, подписанное исполнителями и согласованное с лицом, давшим поручение; решение Комиссии, распоряжение председателя Комиссии по результатам исполнения документа; ответ на поступивший документ, подписанный председателем Комиссии. Если об исполнении доложено устно, то отметка о результатах рассмотрения делается на самом документе. 8.10. Документ не является исполненным, если он пересылается для рассмотрения поставленных в нем вопросов в иные органы, организации и учреждения. В этом случае исполнитель делает отметку о продлении срока рассмотрения документа до получения ответа. Документ является исполненным, если он направлен в иные органы, организации и учреждения для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и для информирования автора о результатах. Решение Комиссии снимается с контроля по решению Комиссии на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в срок, указанный в документе. 8.11. Контроль за сроками исполнения входящих документов, своевременное внесение в журнал текущей информации о ходе исполнения контролируемых документов и поручений осуществляется ответственным за делопроизводство в Комиссии. 8.12. Ответственный за делопроизводство в Комиссии ежемесячно представляет председателю Комиссии письменную информацию о ходе исполнения находящихся на контроле документов. 9. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 9.1. Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности Комиссии, изготавливаются по согласованию с председателем Комиссии. 9.2. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Комиссии используются гербовая и другие печати. 9.3. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие штампы. 9.4. Гербовая печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иными нормативными правовыми актами, в остальных случаях используется печать "Для документов". 9.5. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 9.6. Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы выдаются работникам аппарата Комиссии, о чем они расписываются в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется гриф "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются председателем Комиссии. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах. 9.7. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель Комиссии. 9.8. Пришедшие в негодность печати и штампы сдаются председателю Комиссии, который их уничтожает, о чем составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка. 9.9. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников аппарата Комиссии, в пользовании которых находятся печати и штампы. При увольнении указанных работников печати и штампы передаются председателю Комиссии, о чем делается отметка в журнале учета печатей и штампов. 10. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 10.1. Для изготовления бланков могут быть использованы следующие реквизиты: герб Иркутской области (помещают на бланках документов в соответствии с Законом Иркутской области от 16 июля 1997 г. № 30-оз "О гербе и флаге Иркутской области"); наименование Комиссии; справочные данные о Комиссии; наименование вида документа; текст документа - используется при применении унифицированных текстов документов (текстовых шаблонов). Используются также отметки для расположения реквизитов: дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; адресат; заголовок к тексту. 10.2. Для бланков должна применяться бумага формата А4 (210 x 297) и А5 (148 x 210). 10.3. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного срока хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов. 10.4. На бланках документов левое поле должно быть не менее 35 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм. 10.5. Бланки документов Комиссии, как правило, изготавливаются компьютерным способом. 10.6. В Комиссии могут быть установлены следующие виды бланков: общий бланк для изготовления любого вида документа; бланк письма Комиссии; бланк протокола заседания Комиссии; бланк решения Комиссии; бланк распоряжения Комиссии. 10.7. Бланки могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка. 10.8. Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков. 11. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 11.1. Компьютерная обработка текстов документов и материалов 11.1.1. Тексты документов и материалов (кроме внутренних документов), подготавливаемые в Комиссии, проходят компьютерную обработку (ввод текста, его форматирование и вывод на печатающее устройство) в соответствии с требованиями к компьютерной обработке текстов (приложение № 5). 11.1.2. Для распечатки текстов документов и материалов используются бланки установленной формы и бумага стандартных размеров. 11.2. Копирование и тиражирование документов и материалов 11.2.1. Для копирования и тиражирования принимаются только материалы и документы Комиссии. 11.2.2. Материалы, передаваемые для копирования и тиражирования, должны быть четко отпечатаны (как правило, первые экземпляры). 11.2.3. Копирование и тиражирование документов и материалов выполняется, как правило, в порядке их поступления. 11.2.4. Документы, выносимые на заседание Комиссии, тиражируются в первую очередь. 11.3. Диктофонная запись 11.3.1. Может осуществляться диктофонная запись заседаний Комиссии и других мероприятий, проводимых Комиссией. 11.3.2. Диктофонные записи по миновании надобности, но не ранее чем через семь дней стираются. 12. СОСТАВЛЕНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 12.1. Делопроизводство в Комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Комиссии, с указанием сроков их хранения (приложение № 6). Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки, а также другие учетные формы. Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов. 12.2. Срок хранения и номер дела указываются в номенклатуре дел со ссылкой на Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Срок хранения документов, не указанных в Перечне, устанавливается по согласованию с Избирательной комиссией Иркутской области и архивным учреждением. При определении сроков хранения следует также руководствоваться постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, определяющими сроки хранения избирательной документации, и постановлениями Избирательной комиссии Иркутской области. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года. 12.3. Номенклатура дел Комиссии на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года. При составлении номенклатуры учитывается характер выборов, проводимых на территории Иркутской области в предстоящем году. 12.4. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением, подписывается секретарем Комиссии, утверждается ее председателем и вводится в действие с 1 января следующего года. 12.5. В случае возникновения в течение текущего года новых дел они по согласованию с председателем Комиссии дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел. 12.6. Резервные номера дел в номенклатуре дел Комиссии не предусматриваются. 12.7. По окончании календарного года работник, ответственный за ведение архива, в конце выписки из номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в архив. 13. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В КОМИССИИ 13.1. Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции и списываются исполнителем в дело. При этом в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре дел и дата его списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. 13.2. Исполненные документы формируются в дела работником, ответственным за ведение делопроизводства Комиссии, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 13.3. При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены в дело. Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела. 13.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно; подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от их копий; в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел; все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в дело помещается только один экземпляр документа. Черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр); в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела); каждое дело не должно превышать 250 листов; при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей). 13.5. В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении. 13.6. Документы внутри дела располагаются по хронологии или по вопросно-логическому принципу, допускается сочетание этих принципов. Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии. Протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию Комиссии, в том числе подлинные решения Комиссии вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола. Распоряжения председателя Комиссии по кадровым вопросам вместе с относящимися к ним приложениями и материалами группируются в дело отдельно от других распоряжений. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится. В дело "Переписка" документы помещаются по дате их исполнения, при этом исходящий (ответный) документ находится после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений. Лицевые счета работников Комиссии формируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке. 13.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым. 13.8. Если к письмам или к каким-либо иным видам документов приложены секретные документы или документы с грифом "Для служебного пользования", то все документы по данному вопросу формируются в дело с грифом "Секретно" или в дело с грифом "Для служебного пользования". 14. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 14.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения. 14.2. Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел. 14.3. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению, на что составляется акт о выделении к уничтожению дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения (приложение № 7). Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается. 14.4. По результатам экспертизы ценности документов ответственный за ведение архива Комиссии ежегодно составляет описи на дела постоянного и временного (10 лет и более) сроков хранения (приложение № 8). Ответственный за ведение архива Комиссии составляет также акты о выделении к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения. Описи дел постоянного срока хранения утверждаются протоколом экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) архивного учреждения, согласовываются с председателем Комиссии. Описи дел по личному составу утверждаются председателем Комиссии и согласовываются с ЭПК архивного учреждения. 14.5. При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности" составляется акт, который подписывается работником Комиссии, не менее чем двумя членами Комиссии с правом решающего голоса и утверждается председателем Комиссии. 14.6. Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании надобности могут уничтожаться без составления акта. 14.7. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться или сжигаться. 14.8. Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов. 15. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 15.1. Дела, подлежащие передаче на архивное хранение, должны быть оформлены соответствующим образом. Оформление дела включает в себя описание дела на обложке, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи, прошив или переплет. 15.2. Перед прошивом или переплетом проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений. Документы прошиваются или переплетаются по четыре прокола в твердую обложку из картона. При подготовке дел к прошиву или переплету металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов изымаются. Документы прошиваются или переплетаются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и резолюции. 15.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного срока хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки, нумерацию листов, составление заверительной надписи по образцу заверительного листа дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Дела временного (до 10 лет) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные листы не составлять. 15.4. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение № 9). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов. На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения. Все надписи на обложке делаются разборчиво без сокращений. 15.5. Даты на обложке дела называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов) и не учитываются даты списания документов в дело и сдачи дела в архив, резолюций, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных). Датой личного дела являются даты подписания распоряжений о приеме и увольнении. При написании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. Допускается также сокращенное цифровое написание тремя парами арабских цифр, например 05.06.1999. Начиная с 2000 по 2013, год пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части). Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами или тушью. 15.6. Все листы дела, кроме листов заверителей и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде карандашом с черным графитом арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется в правом верхнем углу как один лист; лист, сложенный и подшитый посередине, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем - вложения. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. 15.7. В делах постоянного срока хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному. Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами. 15.8. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы (приложение № 10). Заверительный лист составляется работником, ответственным за ведение архива Комиссии. В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов чертежей, фотографий, рисунков и так далее, ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь. В заверительных листах дел временного срока хранения указываются количество листов в деле, должность, инициалы и фамилия работника, сформировавшего дело. 16. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ 16.1. Дела с момента их заведения и до передачи в архивное учреждение хранятся в Комиссии. За сохранность документов и дел несет ответственность председатель Комиссии. Дела находятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях и хранятся, как правило, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел Комиссии, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел. 16.2. Изъятие документов из дел постоянного и временного (10 лет и более) срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения председателя Комиссии, при этом в деле обязательно остается заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника. 17. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ 17.1. Ответственным за ведение архива Комиссии перед сдачей на постоянное хранение в архивное учреждение на все завершенные и оформленные дела постоянного срока хранения составляются описи дел по установленной форме в четырех экземплярах. 17.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. 17.3. Дела включаются в опись дел в соответствии с классификационными признаками. Каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи дел заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов полностью пишется заголовок первого дела, на остальных делах (томах) пишется "То же", при этом другие реквизиты указываются полностью, а в описи дел на каждом новом листе заголовок этих дел воспроизводится полностью. 17.4. В описи дел графа "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о наличии копий и так далее. 17.5. Передача дел осуществляется по описям дел, которые подписывают представители обеих сторон, участвующих в приеме-передаче дел. Один экземпляр описи дел постоянного срока хранения хранится в Комиссии, а три - в архивном учреждении. По личному составу - по одному экземпляру в Комиссии и в архивном учреждении. 18. ФОРМИРОВАНИЕ, ВЕДЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ 18.1. Порядок формирования, ведения, хранения, передачи личных дел в Комиссии определяется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и соответствующими нормативными правовыми актами Иркутской области. 19. ПРИЛОЖЕНИЯ Приложение № 1 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ 1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. 2. Учебные программы, планы. 3. Рекламные извещения, плакаты. 4. Поздравительные письма. 5. Пригласительные билеты. 6. Печатные издания. Приложение № 2 ПАКЕТНЫЙ ЖУРНАЛ ----------T-----------------T-------------T--------------------¬ ¦ Дата ¦ Откуда поступил ¦Кому передан ¦ Подпись лица, ¦ ¦получения¦ ¦ ¦получившего документ¦ +---------+-----------------+-------------+--------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ L---------+-----------------+-------------+--------------------- Приложение № 3 ФОРМЫ БЛАНКОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ КОМИССИЕЙ ГЕРБ ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ ____________________________________________ (наименование комиссии) ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ _______________________________________________________ ___ ____________ _____ год № ________ место составления ГЕРБ ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ ___________________________________ (наименование комиссии) ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ _______________________ ул., д. ____, Город, почтовый индекс Тел./факс (____)__________ ОКПО ____________, ОГРН _____________ ИНН/КПП ___________/___________ ____ _________ 20___ г. № __________ на № ___________ от ________________ ГЕРБ ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ ________________________________________________________ (наименование комиссии) ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ __________________________________________________________________ ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ___ __________ ____ год № ______________ место составления ГЕРБ ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ ___________________________________________________________ (наименование комиссии) ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ __________________________________________________________________ РЕШЕНИЕ ____ ___________ _____ год № _____________ место составления ГЕРБ ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ _____________________________________________________________ (наименование комиссии) ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ __________________________________________________________________ РАСПОРЯЖЕНИЕ ____ ____________ ______ год № _____________ место составления Приложение № 4 ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН ------------T---------------T----------T----------T------------T----------T--------------T-----------T----------¬ ¦ Дата ¦Регистрационный¦ Почтовый ¦Содержание¦ Резолюция ¦ Срок ¦Дополнительный¦Исполнитель¦Отметка об¦ ¦поступления¦ номер, дата ¦ адрес ¦обращения ¦председателя¦исполнения¦ срок ¦ ¦исполнении¦ ¦ ¦ регистрации ¦заявителя,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ телефон ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------+---------------+----------+----------+------------+----------+--------------+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ L-----------+---------------+----------+----------+------------+----------+--------------+-----------+----------- Приложение № 5 ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ, И К ФАЙЛАМ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 1. Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала. 2. Название вида документа печатается прописными буквами. 3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится. 4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. 5. Ввод, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word 97 или MS Word 2000. 6. При форматировании документов нужно работать с включенной кнопкой "Непечатаемые знаки", чтобы видеть на экране все служебные символы. 7. При вводе документов используется стиль "Документ ЦИК", который имеет следующие параметры: - шрифт TimesNewRomanCyr; - размер: 14 пунктов; - отступ: слева 0; - интервал: перед - 6 пунктов; после - 0 пунктов; - межстрочный интервал: полуторный; - первая строка: отступ на 1,25 см. 8. Размеры полей должны иметь следующие параметры: - верхнее - 2,0 см; - нижнее - 2,0 см; - левое - 3,0 см; - правое - 1,5 см. От края до колонтитула: - верхнего - 1,25 см; - нижнего - 1,25 см. 9. При подготовке документов используют следующие реквизиты: - наименование организации; - справочные данные об организации; - наименование вида документа; - ссылка на регистрационный номер и дату документа; - место составления или издания документа; - адресат; - гриф утверждения документа; - заголовок к тексту; - текст документа; - отметка о наличии приложения; - подпись; - гриф согласования документа; - отметка об исполнителе; - идентификатор электронной копии документа. 10. Реквизиты (кроме текста документа), состоящие из нескольких строк, печатают с использованием стиля "Адресат" со следующими параметрами: - шрифт TimesNewRomanCyr; - размер - 14 пунктов; - отступ: слева - 7 см; справа - 0; - интервал: перед - 6 пунктов; после - 0 пунктов; - межстрочный интервал одинарный; - отступ первой строки нет. Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (- комбинация клавиш "Shift" - "Enter"), например: СОГЛАСОВАНО Начальник Главного управления Центрального банка Российской Федерации по Иркутской области В.Ф.Чекурков 11. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания. Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы. Приложение нумеруется отдельно от основного документа. 12. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания. 13. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл. Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы. 14. Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца ("непечатаемые знаки" - клавиша "Enter"). В тексте не должно встречаться более двух символов абзаца подряд. 15. Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. 16. Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, - и других). 17. Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y). 18. Не допускается использование символа табуляции для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке. 19. Не допускается использование символа "-" для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса (комбинация клавиш "Ctrl" - "-"). 20. Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается. 21. Вместо буквы "е1" должна употребляться буква "е", исключения составляют фамилии и географические названия. 22. Реквизиты "Наименование вида документа" должны быть выровнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки ("Разрыв строки" - комбинация клавиш "Shift" - "Enter"). Приложение № 6 ____________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование комиссии) Председатель территориальная избирательная ______________________ комиссия (наименование комиссии) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ территориальной ________________ № ________ избирательной комиссии (место составления) ____________________________ ____________ инициалы, фамилия на __________________ год "___" ___________ ______ г. -------T-----------------T-------T------------------T----------¬ ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Кол-во ¦Срок хранения дела¦Примечание¦ ¦ дела ¦ (тома, части) ¦ дел ¦ (тома, части), ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томов,¦ номер статьи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦частей)¦ по перечню ¦ ¦ +------+-----------------+-------+------------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ L------+-----------------+-------+------------------+----------- Должность руководителя ____________ __________________________ службы ДОУ подпись расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения "__" __________ № ___________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в ______________________ территориальной избирательной (наименование) комиссии ------------------------------------T-----T----------------------¬ ¦ По срокам хранения ¦Всего¦ В том числе ¦ ¦ ¦ +-----------T----------+ ¦ ¦ ¦Переходящих¦с отметкой¦ ¦ ¦ ¦ ¦ "ЭПК" ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------+ ¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------+ ¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------+ ¦Временного (до 10 лет включительно)¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------+-----+-----------+----------+ ¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦ L-----------------------------------+-----+-----------+----------- ______________________________ _____________ ____________________ (должность ответственного (подпись) (инициалы, фамилия) за делопроизводство) Дата Итоговые сведения переданы в архивное учреждение ______________________________ _____________ ____________________ (должность ответственного (подпись) (инициалы, фамилия) за делопроизводство) Дата Приложение № 7 _____________________________ УТВЕРЖДАЮ (наименование комиссии) Председатель _________________ (наименование комиссии) территориальная избирательная комиссия территориальной избирательной АКТ комиссии __________ № ____________ _____________________________ _________________________ (инициалы, фамилия) (место составления) "___" ____________ ________ г. о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании _____________________________________________________ __________________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ____________________________. ----T----------T-------T------T--------------T------T--------------T----------¬ ¦ № ¦Заголовок ¦Крайние¦Номер ¦Индекс дела по¦Кол-во¦Сроки хранения¦Примечание¦ ¦п/п¦ дела или ¦ даты ¦описей¦ номенклатуре ¦ ед. ¦и номер статьи¦ ¦ ¦ ¦групповой ¦ ¦ ¦или номер дела¦ хр. ¦ по перечню ¦ ¦ ¦ ¦заголовок ¦ ¦ ¦ по описи ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документов¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+----------+-------+------+--------------+------+--------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ L---+----------+-------+------+--------------+------+--------------+----------- Итого _____________________________ ед. хр. за ______________ годы (цифрой и прописью) Описи дел постоянного хранения за ___________________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с экспертно-проверочной комиссией __________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол __________________ № ______________) Наименование, должность лица, проводившего экспертизу, _____________ ____________________ подпись расшифровка подписи Дата Документы в количестве _______________________________________ дел (цифрой и прописью) весом ___________________ кг сданы в _____________________________ (наименование организации) на переработку по приемосдаточной накладной от ___________________ (дата) № _____________. Наименование, должность лица, проводившего экспертизу, _____________ ____________________ подпись расшифровка подписи Дата Приложение № 8 УТВЕРЖДЕНО Протоколом ЭПК архивного учреждения от "__" ___________ ___ г. № ______ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ ___________________________________________ (наименование комиссии) ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ОПИСЬ дел постоянного хранения за ______________ год ----T------T--------------------T---------T-----------T----------¬ ¦ № ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Дата дела¦ Кол-во ¦Примечание¦ ¦п/п¦ дела ¦ (тома) ¦ (тома) ¦ листов в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ деле ¦ ¦ +---+------+--------------------+---------+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ L---+------+--------------------+---------+-----------+----------- В данный раздел описи внесено ____________________________________ (количество дел цифрами и прописью) с № ____________________ по № _______________________, в том числе литерные номера: _________________________________________________ пропущенные номера: ______________________________________________ Должность составителя ______________ ________________________ подпись расшифровка подписи Дата Должность руководителя службы ДОУ ______________ ________________________ подпись расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Председатель _______________________ (наименование комиссии) территориальной избирательной комиссии ________________ инициалы, фамилия "___" ____________ ________ г. Приложение № 9 Код архивного учреждения _________ Код организации _________ -------------¬ __________________________________________ ¦Ф. № ¦ ¦____________¦ __________________________________________ ¦Оп. № ¦ ¦____________¦ __________________________________________ ¦Д. № ¦ ¦____________¦ L------------- __________________________________________________________________ (наименование архивного учреждения) __________________________ территориальная избирательная комиссия (наименование комиссии) ДЕЛО № _____________ ТОМ № ______________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (заголовок дела) __________________________________________________________________ (крайние даты) ----------------¬ На ________________ листах ¦Ф. № ________ ¦ ¦ ¦ Хранить __________________ ¦Оп. № ________ ¦ ¦ ¦ ¦Д. № _________ ¦ ¦ ¦ L---------------- Приложение № 10 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______ Фонд № Р-______ Опись № ______ В дело подшито (вложено) и пронумеровано _________________________ __________________________________________________________________ (количество листов цифрами и прописью) __________________________________________________________ листов, в том числе: литерные номера листов ___________________________________________ пропущенные номера листов ________________________________________ + листов внутренней описи ________________________________________ ------------------------------------------------------T--------¬ ¦Особенности физического состояния и формирования делহ листов¦ +-----------------------------------------------------+--------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ +-----------------------------------------------------+--------+ ¦ ¦ ¦ L-----------------------------------------------------+--------- Наименование должности работника _____________ ____________________________ подпись расшифровка подписи Дата ------------------------------------------------------------------ -------------------- + Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru